Datenschutzerklärung für das Intranet des Internetportals Christliches Zentrum Pfullingen e.V.

Das Internetportal Christliches Zentrum Pfullingen e.V. unterhält einen passwortgeschützten und den Kirchengemeindemitgliedern zur internen Kommunikation vorbehaltenen Intranet-Bereich (im Folgenden als Christliches Zentrum Pfullingen-Intranet genannt). Hierzu erhebt, verarbeitet und speichert Christliches Zentrum Pfullingen Mitgliederdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern erforderlich sind.

1. Datenerhebung

Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt Christliches Zentrum Pfullingen e.V. folgende personenbezogene Daten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern erforderlich sind: Vorname und Name und E-Mail-Adresse.

Um die Mitgliederverwaltung zu erleichtern bzw. den Austausch von Mitgliedern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis weitere Daten erhoben, wie z.B. E-Mail-Adressen und Telefonnummern usw.

Mitglieder, die dem Christliches Zentrum Pfullingen e.V. ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt haben, haben die Möglichkeit, sich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse im Christliches Zentrum Pfullingen-Intranet zu registrieren und sowie ein persönliches Passwort zu bestimmen.

2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im Christliches Zentrum Pfullingen e.V. dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff

Zeichnungsberechtigte Vorstandsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Mitgliederdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.

Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten im Rahmen der Mitgliederverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Dazu gehört auch der Zugriff auf die E-Mail-Adresse zur Versendung des Newsletters oder sonstiger Mitteilung, sofern das Mitglied dem nicht widersprochen hat.

3.2 Datenweitergabe innerhalb des Christlichen Zentrums Pfullingen e.V.

Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern werden intern grundsätzlich nur weiter gegeben, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des Christlichen Zentrums Pfullingen e.V., die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

3.3. Datenweitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten der Kirchengemeindemitglieder werden ohne Zustimmung der betroffenen Mitglieder nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Zum Zweck der Zustellung der Vereinsmitteilung bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern behält sich Christliches Zentrum Pfullingen e.V. vor, personenbezogene Daten individueller Mitglieder auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind. Dritte werden verpflichtet, die vom Verein überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.

3.4 Vorgaben Dritter

Christliches Zentrum Pfullingen e.V. weist darauf hin, dass er im Rahmen des Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.

Christliches Zentrum Pfullingen e.V. behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

4. Veröffentlichung

(a) Extern

Christliches Zentrum Pfullingen e.V. macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Vereinsmitteilung, über Pressemitteilungen, auf den Internetportal Christliches Zentrum Pfullingen oder Christliches Zentrum Pfullingen-Intranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.

(b) Intern

Im Christliches Zentrum Pfullingen-Intranet kann jedes Mitglied jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des Intranets sichtbar sein soll.

5. Löschung

Stammdaten, die für eine eindeutige Identifizierung des Mitglieds nicht essentiell sind, sowie freiwillige Angaben zu Interessen und Studium können vom individuellen Mitglied nach passwortgeschütztem Login jederzeit im Christliches Zentrum Pfullingen-Intranet auf der jeweils individuellen Profilseite gelöscht werden.

Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die Christliches Zentrum Pfullingen-Intranet nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

6. Vereinsarchiv

Im Vereinsarchiv des Christliches Zentrum Pfullingen-Intranets werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten. Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.
Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch den Vorstand zulässig.